AUTOMASI PERPUSTAKAAN
Dina
BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Perpustakaan merupakan kumpulan bahan informasi yang terdiri dari bahan buku dan non buku yang disusun dengan sistem tertentu diperuntukkan kepada pengguna jasa perpustakaan untuk diambil manfaatnya atau pengertiannya, tidak untuk dimiliki sebagian maupun keseluruhan (Lasa, 1995). Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa keberadaan perpustakaan untuk memberikan layanan informasi sangat berperan penting, mengingat didalamnya terkandung berbagai informasi yang dibutuhkan dari berbagai generasi. Untuk dapat mengelola koleksi dengan baik, maka diperlukan suatu sistem pengelolaan yang di dalamnya terdiri dari SDM yang professional, fasilitas yang memadai, serta sisi pendanaan yang yang baik. Sebagian besar dari perpustakaan-perpustakaan yang ada, belum bisa menerapkan sistem kerja sesuai dengan standar nasional. Selain dikarenakan
terhambat masalah dana, juga karena fasilitas automasi yang masih jauh dibawah angka kebutuhan. Disamping juga perlu ditingkatkannya kualitas SDM-nya, juga diperlukan pembenahan dan penambahan fasilitas automasi, sehingga perpustakaan dapat menyediakan informasi secara tepat, cepat, dan relevan.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis merumuskan masalah pokokyang akan dibahas pada makalah ini, yaitu :
1. Pengembangan apa saja yang dapat dilaksanakan oleh Pengurus Perpustakaan sebagai upaya automasi perpustakaan.
2. Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan
C. Tujuan dalam penulisan makalah
a. Mengupayakan efektivitas dan efisiensi optimal dalam pengelolaan sebuah perpustakaan.
b. Menyediakan dan mengupayakan akses informasi dalam sebuah perpustakaan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi.
c. Mengupayakan terwujudnya jaringan kerjasama informasi baik di lingkungan perpustakaan itu sendiri, atau antar perpustakaanperpustakaan lain di tingkat regional, nasional, maupun internasional.
D. Sistematika Penulisan
Makalah ini disusun dengan mencakup III Bab dengan sistematika sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang pembahasan masalah, tujuan, dan sistematika penulisan makalah.
BAB II AUTOMASI PERPUSTAKAAN
Bab ini membahas tentang sistem automasi perpustakaan yang meliputi pengertian, tujuan, dan sistem kegiatan operasional automasi perpustakaan.
BAB III PENUTUP
Berisi tentang kesimpulan terhadap sistem automasi perpustakaan.
BAB II
AUTOMASI PERPUSTAKAAN
Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir disemua bidang, tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual/konvensional, perpustakaan terautomasi, perpustakaan elektronik/elibrary, dan perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
1. Penerapan teknologi informasi di bidang pengolahan bahan
pustaka.
2. Penerapan teknologi informasi di bidang penyimpanan
3. Penerapan teknologi informasi di bidang pelayanan sirkulasi
Ketiga penerapan teknologi informasi tersebut dapat terpisah maupun terintergrasi dalam suatu sistem informasi. Alasan lain dalam menerapkan sistem informasi perpustakaan atau lebih sering disebut automasi perpustakaan adalah :
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam
perpustakaan
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna
perpustakaan
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.
Sedangkan cakupan automasi perpustakaan meliputi :
1. Pengadaan koleksi
2. Katalogisasi, inventarisasi
3. Sirkulasi, reserve, inter-library loan
4. Pengelolaan koleksi, terbitan berkala, karya referensi, dan karya lain
5. Penyediaan katalog (OPAC)
6. Pengelolaan anggota
Peranan Katalog dalam Automasi Perpustakaan Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah system perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah system katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan. Hal yang harus diperhatikan pertama kali dalam penerapan automasi perpustakaan adalah pembuatan sistem data base, yang didalamnya mencakup data anggota, data koleksi, data sirkulasi, labeling, dan laporan – laporan perpustakaan seperti grafik dan statistik. Dalam menerapkan sistem automasi perpustakaan, terdapat beberapa unsur atau syarat yang harus terpenuhi, dimana syarat-syarat tersebut saling berkaitan.
1. SDM
Dalam menentukan pembangunan sistem perpustakaan, alangkah baiknya jika dikonsultasikan dengan user-user yang meliputi pustakawan sebagai staff yang nantinya bertugas sebagai operator dan teknisi, sertapara anggota perpustakaan. Disini, perlu diketahui pula apa fungsi dan misi perpustakaan? Dan apa kebutuhan informasi aggotanya? Itu adalah
sebagian dari pertanyaan-pertanyaan yang ada dalam penerapan tekologi informasi perpustakaan yang harus dijawab. Sehingga dalam penerapan automasi nantinya, relevan dengan fungsi, misi, dan kebutuhan informasi pelanggan perpustakaan itu sendiri.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Sebelum memilih perangkat keras yang akan digunakan, pertamatama perlu ditentukan terlebih dahulu staf yang nantinya bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Dalam melakukan transaksi pembelian, staf tersebut mengacu pada tolok ukur yang sesuai dengan karakteristik perpustakaan itu sendiri. Tolok ukur tersebut diantaranya :
1. Harga
2. Kemampuan
3. Kapasitas penyimpanan
4. Fasilitas yang disediakan
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user). Dalam memilih software yang akan digunakan sebagai system pengoperasian automasi, perpustakaan dapat mempertimbangkan kriteriakriteria yang ada, seperti :
1. Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan
kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.
2. Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.
3. Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.
4. Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat.
5. Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna
6. Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Saat ini, banyak terdapat software-software automasi yang tersedia, baik itu buatan lokal maupun buatan luar negeri. Ada beberapa software yang terkenal di kalangan perpustakaan, yaitu CDS/ISIS dan WINISIS yang mudah didapat dan gratis dari UNESCO. Kedua software tersebut dapat dijalankan untuk katalogisasi perpustakaan. Sedangkan untuk automasi pengolahan, perpustakaan dapat menggunakan WINNEBEGO SPECTRUM atau ATHENA, yang bisa didapatkan dari toko online www.sagebrushcorp.com maupun mengorder langsung ke alamat perusahaannya. Selain melalui pembelian, perpustakaan dapat membangun sendiri software tersebut, contohnya dengan menggunakan Microsoft Access Database, atau menggunakan program Virtual Basic. Perpustakaan dapat juga mengontrakkan ke programmer atau jasa-jas pengembang perangkat lunak.
Yang pasti, apapun pilihan yang dijatuhkan, software tersebut haruslah :
1. Sesuai dengan keperluan
2. Memiliki ijin pemakaian/legal
3. Ada dukungan teknis, pelatihan, dan dokumentasi yang relevan serta pemeliharaannya
4. Menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evakluasi software
4. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan datafile (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. Data-data tersebut sebaiknya di back-up sesekali waktu, sebagai langkah pengamanan apabila ada kesalahan input sehingga mengakibatkan rusak atau hilangnya informasi dalam database tersebut.
5. Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan computer adalah :
1. Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
2. Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
3. Protokol komunikasi yang digunakan
4. Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.
Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukarmenukar
atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedurprosedur yang digunakan bersama. Persoalan lain dalam standardisasi format penulisan data katalog adalah bahasa. Kebanyakan perpustakaan mengkoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar berbeda-beda. Bagaimana dengan bahasa pengantar cantuman katalog itu sendiri? Informasi judul jelas harus diisi sesuai dengan judul koleksi yang bersangkutan. Bagaimana dengan kolom subjek dan kata kunci? Haruskah diisi dengan bahasa nasional (Bahasa Indonesia untuk perpustakaan di Indonesia) atau dengan bahasa internasional (Bahasa Inggris)? Lebih jauh lagi, bagaimana kita memberi nama pada kolom-kolom isian, dengan Bahasa Indonesia (judul, pengarang, penerbit, dsb.) atau bahasa Inggris (title, author, publisher etc.)? Bagaimana dengan koleksi yang berpengantar bahasa-bahasa lain seperti Arab, China atau Korea ?
Metadata
Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metada dalam bentuk pengkatalokan koleksi . Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core.
INDOMARC
Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan pustaka perpustakaan. Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress, format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan nasionalnya masingmasing. Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard Organization (ISO) Format ISO 2719 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar-menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin (machine-readable) lainnya. Informasi bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan dan deskripsi fisik. Indomarc menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat mendeskripsikan dengan baik kebanyakan objek fisik sumber pengetahuan, seperti jenis monograf (BK), manuskrip (AM), dan terbitan berseri (SE) termasuk; Buku Pamflet, Lembar tercetak, Atlas, Skripsi, tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak), dan Jurnal Buku Langka.
Dublin Core
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource description and discovery. Gagasan membuat standar baru agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan standar MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya dimengerti oleh pustakawan serta kurang bisa digunakan untuk sumber informasi dalam web. Elemen Dublin Core dan MARC intinya bisa saling dikonversi.
Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut:
a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana
b. Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum.
c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Dublin Core terdiri dari 15 unsur yaitu :
1. Title : judul dari sumber informasi
2. Creator : pencipta sumber informasi
3. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi
4. Description : keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian
5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi
6. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi
7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi
8. Type : jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan sebagainya
9. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi
10. Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian sumber informasi. Contoh URL, alamat situs
11. Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi
12. Language : bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi
13. Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya.
14. Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu
15. Rights : pemilik hak cipta sumber informasi
6. Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamanamenggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem. Manual / prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya
dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur.
Tahapan Membangun Sistem AP
Persiapan
Ø Definisi masalah
Ø Maksud dan tujuan
Ø Kerangka kerja
Ø Perkiraan waktu dan biaya Survei
Ø Analisa kond. sumber daya
Ø Analisa kebutuhan
Ø Analisa sistem berjalan
Disain
Ø Menyusun logika kerja sistem
Ø Disain data, table, database, relasi.
Ø Disain input, proses dan output
Ø Spes. peralatan yang diperlukan
BAB III
PENUTUP
Perlu ditekankan, bahwa unsur dan syarat automasi perpustakaan sangat banyak. Biasanya, perpustakaan berharap banyak dengan adanya system automasi, sehingga perpustakaan akan merasa kecewa apabila ada kekurangan atau sistem tersebut tidak berjalan sesuai dengan harapan. Untuk itu, perlu diadakannya kerjasama antar perpustakaan atau antar pengguna, sehingga kekurangan-kekurangan tersebut dapat terisi atau tertutupi. Selain itu,
perpustakaan juga diharapkan mampu menyediakan staf (pustakawan, operator, teknisi/administrator) yang terlatih dala pengoperasian sistem automasi tersebut. Diharapkan, seluruh anggota staf harus mengerti tentang system automasi perpustakaan.
Daftar Pustaka
1. Materi TOT Technologi Information & Communication oleh Unesco dan Pusnas RI di Yogyakarta 1999
2. Konsep, Desain dan Implementasi Perpustakaan Elektronik : Integrasi Perpustakaan Terotomasi dan Perpustakaan Digital Untuk Perpustakaan Nasional di Indonesia Oleh: Ismail Fahmi
3. Model Implementasi Protokol OAI dalam IndonesiaDLN dan Hubungannya
dengan Digital Library di Luar Negeri oleh Rurie Muharto
Dina
BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Perpustakaan merupakan kumpulan bahan informasi yang terdiri dari bahan buku dan non buku yang disusun dengan sistem tertentu diperuntukkan kepada pengguna jasa perpustakaan untuk diambil manfaatnya atau pengertiannya, tidak untuk dimiliki sebagian maupun keseluruhan (Lasa, 1995). Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa keberadaan perpustakaan untuk memberikan layanan informasi sangat berperan penting, mengingat didalamnya terkandung berbagai informasi yang dibutuhkan dari berbagai generasi. Untuk dapat mengelola koleksi dengan baik, maka diperlukan suatu sistem pengelolaan yang di dalamnya terdiri dari SDM yang professional, fasilitas yang memadai, serta sisi pendanaan yang yang baik. Sebagian besar dari perpustakaan-perpustakaan yang ada, belum bisa menerapkan sistem kerja sesuai dengan standar nasional. Selain dikarenakan
terhambat masalah dana, juga karena fasilitas automasi yang masih jauh dibawah angka kebutuhan. Disamping juga perlu ditingkatkannya kualitas SDM-nya, juga diperlukan pembenahan dan penambahan fasilitas automasi, sehingga perpustakaan dapat menyediakan informasi secara tepat, cepat, dan relevan.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis merumuskan masalah pokokyang akan dibahas pada makalah ini, yaitu :
1. Pengembangan apa saja yang dapat dilaksanakan oleh Pengurus Perpustakaan sebagai upaya automasi perpustakaan.
2. Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan
C. Tujuan dalam penulisan makalah
a. Mengupayakan efektivitas dan efisiensi optimal dalam pengelolaan sebuah perpustakaan.
b. Menyediakan dan mengupayakan akses informasi dalam sebuah perpustakaan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi.
c. Mengupayakan terwujudnya jaringan kerjasama informasi baik di lingkungan perpustakaan itu sendiri, atau antar perpustakaanperpustakaan lain di tingkat regional, nasional, maupun internasional.
D. Sistematika Penulisan
Makalah ini disusun dengan mencakup III Bab dengan sistematika sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang pembahasan masalah, tujuan, dan sistematika penulisan makalah.
BAB II AUTOMASI PERPUSTAKAAN
Bab ini membahas tentang sistem automasi perpustakaan yang meliputi pengertian, tujuan, dan sistem kegiatan operasional automasi perpustakaan.
BAB III PENUTUP
Berisi tentang kesimpulan terhadap sistem automasi perpustakaan.
BAB II
AUTOMASI PERPUSTAKAAN
Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir disemua bidang, tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual/konvensional, perpustakaan terautomasi, perpustakaan elektronik/elibrary, dan perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
1. Penerapan teknologi informasi di bidang pengolahan bahan
pustaka.
2. Penerapan teknologi informasi di bidang penyimpanan
3. Penerapan teknologi informasi di bidang pelayanan sirkulasi
Ketiga penerapan teknologi informasi tersebut dapat terpisah maupun terintergrasi dalam suatu sistem informasi. Alasan lain dalam menerapkan sistem informasi perpustakaan atau lebih sering disebut automasi perpustakaan adalah :
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam
perpustakaan
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna
perpustakaan
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.
Sedangkan cakupan automasi perpustakaan meliputi :
1. Pengadaan koleksi
2. Katalogisasi, inventarisasi
3. Sirkulasi, reserve, inter-library loan
4. Pengelolaan koleksi, terbitan berkala, karya referensi, dan karya lain
5. Penyediaan katalog (OPAC)
6. Pengelolaan anggota
Peranan Katalog dalam Automasi Perpustakaan Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah system perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah system katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan. Hal yang harus diperhatikan pertama kali dalam penerapan automasi perpustakaan adalah pembuatan sistem data base, yang didalamnya mencakup data anggota, data koleksi, data sirkulasi, labeling, dan laporan – laporan perpustakaan seperti grafik dan statistik. Dalam menerapkan sistem automasi perpustakaan, terdapat beberapa unsur atau syarat yang harus terpenuhi, dimana syarat-syarat tersebut saling berkaitan.
1. SDM
Dalam menentukan pembangunan sistem perpustakaan, alangkah baiknya jika dikonsultasikan dengan user-user yang meliputi pustakawan sebagai staff yang nantinya bertugas sebagai operator dan teknisi, sertapara anggota perpustakaan. Disini, perlu diketahui pula apa fungsi dan misi perpustakaan? Dan apa kebutuhan informasi aggotanya? Itu adalah
sebagian dari pertanyaan-pertanyaan yang ada dalam penerapan tekologi informasi perpustakaan yang harus dijawab. Sehingga dalam penerapan automasi nantinya, relevan dengan fungsi, misi, dan kebutuhan informasi pelanggan perpustakaan itu sendiri.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Sebelum memilih perangkat keras yang akan digunakan, pertamatama perlu ditentukan terlebih dahulu staf yang nantinya bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Dalam melakukan transaksi pembelian, staf tersebut mengacu pada tolok ukur yang sesuai dengan karakteristik perpustakaan itu sendiri. Tolok ukur tersebut diantaranya :
1. Harga
2. Kemampuan
3. Kapasitas penyimpanan
4. Fasilitas yang disediakan
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user). Dalam memilih software yang akan digunakan sebagai system pengoperasian automasi, perpustakaan dapat mempertimbangkan kriteriakriteria yang ada, seperti :
1. Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan
kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.
2. Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.
3. Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.
4. Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat.
5. Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna
6. Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Saat ini, banyak terdapat software-software automasi yang tersedia, baik itu buatan lokal maupun buatan luar negeri. Ada beberapa software yang terkenal di kalangan perpustakaan, yaitu CDS/ISIS dan WINISIS yang mudah didapat dan gratis dari UNESCO. Kedua software tersebut dapat dijalankan untuk katalogisasi perpustakaan. Sedangkan untuk automasi pengolahan, perpustakaan dapat menggunakan WINNEBEGO SPECTRUM atau ATHENA, yang bisa didapatkan dari toko online www.sagebrushcorp.com maupun mengorder langsung ke alamat perusahaannya. Selain melalui pembelian, perpustakaan dapat membangun sendiri software tersebut, contohnya dengan menggunakan Microsoft Access Database, atau menggunakan program Virtual Basic. Perpustakaan dapat juga mengontrakkan ke programmer atau jasa-jas pengembang perangkat lunak.
Yang pasti, apapun pilihan yang dijatuhkan, software tersebut haruslah :
1. Sesuai dengan keperluan
2. Memiliki ijin pemakaian/legal
3. Ada dukungan teknis, pelatihan, dan dokumentasi yang relevan serta pemeliharaannya
4. Menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evakluasi software
4. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan datafile (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. Data-data tersebut sebaiknya di back-up sesekali waktu, sebagai langkah pengamanan apabila ada kesalahan input sehingga mengakibatkan rusak atau hilangnya informasi dalam database tersebut.
5. Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan computer adalah :
1. Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
2. Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
3. Protokol komunikasi yang digunakan
4. Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.
Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukarmenukar
atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedurprosedur yang digunakan bersama. Persoalan lain dalam standardisasi format penulisan data katalog adalah bahasa. Kebanyakan perpustakaan mengkoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar berbeda-beda. Bagaimana dengan bahasa pengantar cantuman katalog itu sendiri? Informasi judul jelas harus diisi sesuai dengan judul koleksi yang bersangkutan. Bagaimana dengan kolom subjek dan kata kunci? Haruskah diisi dengan bahasa nasional (Bahasa Indonesia untuk perpustakaan di Indonesia) atau dengan bahasa internasional (Bahasa Inggris)? Lebih jauh lagi, bagaimana kita memberi nama pada kolom-kolom isian, dengan Bahasa Indonesia (judul, pengarang, penerbit, dsb.) atau bahasa Inggris (title, author, publisher etc.)? Bagaimana dengan koleksi yang berpengantar bahasa-bahasa lain seperti Arab, China atau Korea ?
Metadata
Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metada dalam bentuk pengkatalokan koleksi . Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core.
INDOMARC
Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan pustaka perpustakaan. Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress, format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan nasionalnya masingmasing. Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard Organization (ISO) Format ISO 2719 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar-menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin (machine-readable) lainnya. Informasi bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan dan deskripsi fisik. Indomarc menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat mendeskripsikan dengan baik kebanyakan objek fisik sumber pengetahuan, seperti jenis monograf (BK), manuskrip (AM), dan terbitan berseri (SE) termasuk; Buku Pamflet, Lembar tercetak, Atlas, Skripsi, tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak), dan Jurnal Buku Langka.
Dublin Core
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource description and discovery. Gagasan membuat standar baru agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan standar MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya dimengerti oleh pustakawan serta kurang bisa digunakan untuk sumber informasi dalam web. Elemen Dublin Core dan MARC intinya bisa saling dikonversi.
Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut:
a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana
b. Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum.
c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Dublin Core terdiri dari 15 unsur yaitu :
1. Title : judul dari sumber informasi
2. Creator : pencipta sumber informasi
3. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi
4. Description : keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian
5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi
6. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi
7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi
8. Type : jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan sebagainya
9. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi
10. Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian sumber informasi. Contoh URL, alamat situs
11. Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi
12. Language : bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi
13. Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya.
14. Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu
15. Rights : pemilik hak cipta sumber informasi
6. Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamanamenggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem. Manual / prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya
dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur.
Tahapan Membangun Sistem AP
Persiapan
Ø Definisi masalah
Ø Maksud dan tujuan
Ø Kerangka kerja
Ø Perkiraan waktu dan biaya Survei
Ø Analisa kond. sumber daya
Ø Analisa kebutuhan
Ø Analisa sistem berjalan
Disain
Ø Menyusun logika kerja sistem
Ø Disain data, table, database, relasi.
Ø Disain input, proses dan output
Ø Spes. peralatan yang diperlukan
BAB III
PENUTUP
Perlu ditekankan, bahwa unsur dan syarat automasi perpustakaan sangat banyak. Biasanya, perpustakaan berharap banyak dengan adanya system automasi, sehingga perpustakaan akan merasa kecewa apabila ada kekurangan atau sistem tersebut tidak berjalan sesuai dengan harapan. Untuk itu, perlu diadakannya kerjasama antar perpustakaan atau antar pengguna, sehingga kekurangan-kekurangan tersebut dapat terisi atau tertutupi. Selain itu,
perpustakaan juga diharapkan mampu menyediakan staf (pustakawan, operator, teknisi/administrator) yang terlatih dala pengoperasian sistem automasi tersebut. Diharapkan, seluruh anggota staf harus mengerti tentang system automasi perpustakaan.
Daftar Pustaka
1. Materi TOT Technologi Information & Communication oleh Unesco dan Pusnas RI di Yogyakarta 1999
2. Konsep, Desain dan Implementasi Perpustakaan Elektronik : Integrasi Perpustakaan Terotomasi dan Perpustakaan Digital Untuk Perpustakaan Nasional di Indonesia Oleh: Ismail Fahmi
3. Model Implementasi Protokol OAI dalam IndonesiaDLN dan Hubungannya
dengan Digital Library di Luar Negeri oleh Rurie Muharto
